Executive assistant for Overstone Capital

Overstone Capital — інвестиційна група, що працює з власним капіталом у сферах нерухомості, реальних активів та операційного бізнесу.
Компанія будує та розвиває бізнеси, інвестує в перспективні напрями та формуємо сильні команди для реалізації наших проєктів.
Ми шукаємо сильного Executive Assistant — людину, яка стане ключовим партнером керівника в організації роботи, управлінні пріоритетами та координації широкого кола бізнес-ініціатив.
Ця роль виходить далеко за межі класичної адміністративної підтримки. Ми шукаємо сильного організатора, який допоможе керівнику утримувати фокус на найважливішому, забезпечувати контроль виконання домовленостей та створювати порядок у великій кількості паралельних задач, проєктів і комунікацій.
Фактично ця роль — друга пам’ять та операційна система керівника. Людина, яка допомагає тримати контекст, управляти пріоритетами, контролювати виконання домовленостей і забезпечувати, щоб жодна важлива задача не губилася в потоці інформації.
Ви будете працювати безпосередньо з принципалом, допомагаючи структурувати інформацію, координувати взаємодію зі стейкхолдерами, готувати матеріали до зустрічей та забезпечувати виконання рішень і домовленостей.
Основні задачі:
Управління календарем, пріоритетами та завантаженням керівника.
Координація зустрічей: підготовка порядку денного, матеріалів, брифів та подальший контроль виконання домовленостей.
Формування та підтримка системи контролю задач, рішень і зобов’язань.
Декомпозиція великих ініціатив на конкретні задачі та контроль їх виконання.
Підготовка коротких аналітичних довідок, summary, презентацій та матеріалів до зустрічей і переговорів.
Організація та координація взаємодії з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами.
Підготовка ділової комунікації, чернеток відповідей та матеріалів у стилі й тоні керівника.
Управління інформаційними потоками та підтримка актуального контексту по проєктах, рішеннях і домовленостях.
Організація ділових поїздок та складної логістики.
Відстеження ризиків, блокерів і потенційних «червоних прапорців» у проєктах, комунікаціях та виконанні домовленостей.
Впровадження інструментів, процесів та підходів, які підвищують ефективність роботи керівника та його команди.
Що для нас важливо:
Досвід роботи на позиції Executive Assistant, Chief of Staff, Business Assistant або аналогічній ролі підтримки C-level керівників, засновників або власників бізнесу.
Досвід роботи в динамічному середовищі з великою кількістю паралельних задач і проєктів.
Сильні навички планування, пріоритизації, координації та контролю виконання.
Досвід роботи з інструментами управління задачами та знаннями (Notion, Asana, Google Workspace або аналогами).
Вміння структурувати великі обсяги інформації та готувати короткі аналітичні висновки.
Високий рівень письмової та усної комунікації.
Вільне володіння українською та англійською мовами.
Готовність працювати в багатомовному середовищі та взаємодіяти з різними категоріями стейкхолдерів.
Особисті якості:
Високий рівень відповідальності та самоорганізації.
Проактивність та здатність працювати на випередження.
Дискретність та безумовне дотримання конфіденційності.
Вміння утримувати структуру та якість роботи в умовах високої інтенсивності.
Увага до деталей та системне мислення.
Здатність самостійно доводити задачі до результату.
Зрілість у комунікації та вміння працювати з керівниками й партнерами високого рівня.
Ми пропонуємо:
Безпосередню роботу з керівником та участь у реалізації стратегічних і операційних ініціатив.
Високий рівень довіри, автономії та впливу на процеси.
Роботу з широким спектром бізнес-напрямків та проєктів.
Можливість професійного розвитку поруч із сильними керівниками та підприємцями.
Конкурентну винагороду та професійне середовище.
Сучасні інструменти роботи та команду, орієнтовану на результат.